Taxonomia para documentos e conteúdos digitais

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Quem necessita de uma taxonomia para documentos?

Qualquer instituição que pretende ter uma vida longa. Mesmo empresas menores, com o tempo, acumulam um volume de conteúdo que, sem um padrão de organização, pode comprometer a recuperação das suas informações.

As instituições com muitos colaboradores conseguem se beneficiar mais rapidamente com o estabelecimento de um padrão corporativo de classificação.

Empresas médias, com equipes distribuídas em locais diferentes, também obtêm resultados no curto prazo com a implantação de uma taxonomia.

Principais benefícios

Independência da memória do colaborador ao estabelecer um padrão de classificação corporativo.

Controle do crescimento do storage – sem duplicidade de informação.

Segurança – o colaborador só acessa o necessário.

Agilidade na recuperação das informações.

O que é?

O termo taxonomia tem origem no século XIX, mais precisamente em 1842, quando passou a ser utilizado para classificar formas de vida. A área que mais difundiu essa ciência foi a biologia, onde a organização hierárquica de espécies se tornou essencial para o estudo da natureza.

Com o avanço da tecnologia e da gestão da informação, os princípios da taxonomia foram incorporados ao ambiente digital, especialmente na web. Hoje, ela é uma ferramenta estratégica para estruturar conteúdos, facilitar a navegação e melhorar a recuperação de dados em sites, sistemas e repositórios corporativos.

Taxonomia: a ciência da classificação

Em termos acadêmicos, a taxonomia é definida como a ciência da classificação. Ela estabelece uma estrutura hierárquica para organizar temas, assuntos e conteúdos, permitindo que a informação seja distribuída de forma lógica e acessível.

Tipos de taxonomia na ciência da informação

Na área da ciência da informação, destacam-se dois tipos principais de taxonomia:

Taxonomia descritiva: composta por vocabulários controlados com termos organizados hierarquicamente. É usada para categorizar e indexar conteúdos de forma precisa.
Taxonomia de navegação: aplicada em interfaces digitais, como sites e sistemas, com o objetivo de guiar o usuário na busca por informações, melhorando a experiência de uso.

O que não é?

O termo taxonomia é frequentemente utilizado no ramo da tecnologia, especialmente em áreas como modelagem de dados e organização de conteúdo digital. Embora o uso não seja incorreto, é importante destacar que se trata de um conceito específico, com aplicações distintas dependendo do contexto.

Uma abordagem comum é tentar adaptar o plano de classificação de arquivos físicos para o ambiente digital. Embora alguns termos possam ser reaproveitados, é essencial compreender que os objetivos de cada estrutura são diferentes.

O plano de classificação está centrado na gestão documental, com foco nas fases de arquivamento e destinação dos documentos, conforme a Teoria das Três Idades (corrente, intermediária e permanente).
Já a taxonomia digital tem como principal objetivo organizar e controlar o acesso à informação, facilitando a busca, o compartilhamento e a segurança dos dados em ambientes digitais.

Essa distinção é fundamental para que as organizações adotem soluções adequadas às suas necessidades, evitando confusões conceituais e maximizando os benefícios da estruturação da informação.

Por que investir em uma taxonomia?

Encontre o que precisa, quando precisa
Reduza drasticamente o tempo gasto procurando documentos e dados.
Melhore a colaboração entre equipes
Um padrão comum de classificação facilita o trabalho conjunto, mesmo entre times distribuídos.
Ganhos rápidos e duradouros
Empresas de médio porte já percebem benefícios no curto prazo com a implantação de uma taxonomia bem planejada.
Mais segurança e conformidade
Uma estrutura organizada contribui para a proteção de dados e o cumprimento de normas regulatórias.

Quem se beneficia?

Empresas em crescimento que precisam escalar sua gestão de conteúdo.
Organizações com equipes remotas ou distribuídas.
Instituições que lidam com grandes volumes de documentos e dados.
Profissionais de ciência de dados dedicados a curadoria de dados para treinamento de modelos de aprendizado de IA garantindo diversidade, representatividade e qualidade.
Departamentos de Compliance responsáveis pela gestão de documentos sensíveis ou sujeitos a regulamentações específicas.